سیستم های ERPچیست ؟
ما در جهانی زندگی میکنیم که هر روز شرکت های تجاری از نقطه ای
از آن سر در می آورند و وارد بازار رقابت با دیگر شرکت ها میشوند .
این شرکت ها و سازمان ها ناگزیر و برای بقا در بازارباید به
فرایند جهانی شدن بپیوندند . و پیوستن به این فرایند مستلزم داشتن شرایطی
است که شرکت بتواند در آن شرایط دوام بیاورد . امروزه سیستم هایی تحت عنوان
ERPدر جهان به وجود آمده که میتواند این شرایط را به وجود آورد . در این
مقاله سعی میکنم به ماهیت و معرفی این سیستم ها بپردازم .
معرفي سيستمهاي ERP:
سيستمهاي ERP بسته هاي نرم افزاري جامعي هستند كه بصورت راه حلهاي[42] ارائه شده اي به يكپارچگي همه فرآيندها و حوزه هاي وظيفه اي موجود دركسب و كار كمك ميكنند . واژه ERP بعنوان يك نام عمومي براي اين گروه از بسته هاي نرم افزاري مورد استفاده قرار ميگيرند . مزيت اصلي و اوليه اين سيستمها ايجاد يك بستر نرم افزاري يكپارچه مشترك براي فرآيندهاي يكپارچه موجود در كسب وكار مربوطه ميباشد . اين سيستمها داراي دو ويژگي مهم ميباشند : اولا سيستمهاي ERP باعث ايجاد ارتباطي بين فرآيندهاي تجاري وبكارگيري نرم افزاري اين فرآيندها ميگردند و ثانيا آنها باعث ايجاد يك انسجام و امنيت در همه بخشهاي كسب و كار ميشوند . اين سيستمها قابليت ارائه خدمت به شركتهايي در هر اندازه و حجم فعاليت و هرگونه گستردگي جغرافيايي را دارا هستند .
در مورد سيستمهاي ERP تعاريف متعددي ارائه شده است كه در ادامه به چند مورد از اين تعاريف اشاره شده است:
ERP سيستم جامعي است كه سعي در يكپارچه سازي همه وظايف و بخشهاي موجود در يك سازمان با استفاده از يك سيستم كامپيوتري واحد را دارد بطوريكه بتواند نيازهاي خاص و ويژه اين بخشها را فراهم سازد.
ERP يك تفكر ، فناوري و سيستمي براي مديريت موثرتر منابع مختلف در يك سازمان است كه اين مديريت از طريق اتومات و يكپارچه كردن تمام فرآيندها و در نتيجه بالا بردن كارايي سازمان و افزايش رضايت مشتري انجام ميگيرد.
ERP يك راه حل مبتني بر فناوري اطلاعات است كه منابع سازمان راتوسط يك سيستم بهم پيوسته به سرعت ، دقت و كيفيت بالا در كنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار ميدهد تا بطور مناسب فرآيند برنامه ريزي و عمليات سازمان را مديريت نمايند.
هدف اصلي و اوليه ERP گردآوري دپارتمانها و حوزه هاي مختلف
يک سازمان در داخل يک سيستم واحد يکپارچه بگونه اي است که اين سيستم بتواند
جوابگوي تمامي نيازهاي بخشهاي متفاوت يك سازمان باشد . ساختن يک نرم افزار
واحد که بتواند تمامي نيازهاي كاربران بخش مالي را همانند نيازهاي بخش
منابع انساني و يا انبار و تجهيزات پاسخ دهد کار چندان ساده اي نيست.
معمولا هر بخشي از سازمان داراي نرم افزارها و برنامه هاي واحدي
است که متناسب با نيازهاي آنان ساخته شده است و آنگونه که آن بخش نياز دارد
کار ميکند ولي ERP سعي در ترکيب آنها و ايجاد يک نرم افزاريکپارچه که از
يک بانک نرم افزاري واحد استفاده مينمايد دارد . در اين حالت تمامي بخشها و
واحد هاي يک سازمان به سهولت قادر به استفاده مشترک از اطلاعات بوده و
ارتباط هرواحد با ديگري نيز به سهولت برقرار خواهد بود. براي مثال دريافت
يک سفارش از مشتري را در نظر بگيريد. معمولا اين سفارش روي برگه اي ثبت شده
و گردش خود را از بخشي به بخش ديگر در قسمتهاي مختلف سازمان آغاز مينمايد .
هر بخش متناسب با سيستم خود کد گذاريهايي را انجام داده و پس از انجام
مراحلي آن را به بخش ديگر ارجاع مينمايد. در اين سفر طولاني اجراي اين
عمليات باعث تاخيرات و گم شدن سوابق و حتي برخي مواقع اشتباهات نيز ميگردد .
ضمن اينکه کسي بطور صحيح از وضعيت سفارش و مراحلي که طي کرده است به سهولت
آگاه نيست زيرا که سيستم واحدي براي انجام امور بين بخشها وجود ندارد .
لذا مثلا براي بخش مالي امکان دستيابي به سيستم انبار و ارسال کالا وجود
نداشته و اطلاع از وضعيت حمل سفارش از اين طريق ميسر نيست . در حالي كه ERP
، سيستمهاي منفرد بخشهاي مالي ، انبار ، منابع انساني و توليد را كنار زده
و آنها را با يک نرم افزار يکپارچه متحد که بطور کامل وظايف و نيازهاي
تمامي بخشها را کاملتر از سيستم قبلي برآورده ميسازد جايگزين مينمايد .
بسياري از فروشندگان سيستمهاي ERP بحد کافي انعطاف پذيرند تا بتوان
بخشهايي(ماجولهايي) از نرم افزارها را بدون خريد تمامي بسته نرم افزاري ،
از آنها خريداري و نصب کرد . براي مثال يك شركت توليدي قادر است از اجزاي
نرم افزاري موجود فقط بخشهاي توليد ، مالي ، انبار ، فروش و تداركات را
خريداري كند و يك شركت خدماتي فقط اجزاي مالي و منابع انساني را مورد
استفاده قرار دهد . در يك جمع بندي ميتوان گفت سيستمهاي ERP تنها حاصل
اجتماع فرآيندهاي و وظايف مختلف سازماني در قالب يك بسته نرم افزاري
نميباشد بلكه حداقل بايد داراي چند مشخصه كليدي باشد تا بتواند به عنوان يك
راه حل صحيح مطرح گردد. اين ويژگيها عبارتند از:
· انعطاف پذيري (Flexibility): سيستمهاي ERP بايد قادر به پاسخگويي به نيازهاي متغيير سازمانها و شركتهاي استفاده كننده باشند .
· ماژول مدار و باز(Modular & Open): اين سيستمها بايد به گونه اي باشد كه هرجزئي از بسته نرم افزاري بتوان بدون تاثير در رويه هاي ديگر در هر زماني تغيير كرده ، اضافه يا حذف گردد .
· فراگير بودن(Comprehensive): سيستمهاي ERP بايد ظايف سازماني مختلفي را مورد پشتيباني قرار داده و متناسب با طيف وسيعي از سازمانها مورد استفاده باشد.
· فراشركتي (Beyond the Company): اين سيستمهابايد بصورت online به سازمانهاي ديگر و ساير شركاي تجاري از جمله تامين كنندگان ومشتريان نيز متصل باشد .
· بهترين روشهاي موجود (Best Business Practices): مجموعه اي از بهترين رويه هاي مورد استفاده و تجربه شده در سرتاسر جهان بايد در اين نرم افزارها گرد آوري شده باشد .
· شبيه سازي واقعيت (Simulation of Reality)
· ساير ويژگيها : علاوه بر موارد كليدي مطرح شده در بالا يكپارچگي بين ماژولها جهت صرفه جويي در زمان ، كاهش كارها ، حذف دوباره كاري و بهينه سازي منابع ، محيط كاربر پسند[43] شامل منوهاي زيبا ، راهنماي online و رابط گرافيكي مناسب ، انعطاف پذيري درانطباق با قوانين كشورها در زمينه هاي مالي ، مالياتي ، فروش ، صادرات و واردات ، ايمن بودن در دسترسي افراد به سيستم و همچنين انتقال و تبادل اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم ركوردهاي اطلاعاتي را ميتوان عنوان كرد .